Основными задачами и функциями архивного сектора являются:
1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению, в том числе:
- хранение и учет документов, принятых в районный архив; представление в установленном порядке учетных данных в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела;
- ведение БД «Архивный фонд» с последующей передачей информации в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела для включения сведений в Центральный фондовый каталог;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- подготовка, представление администрации района и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в районном архиве.
2. Обеспечивает хранение:
- документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в муниципальной собственности: органов местного самоуправления и муниципальных организаций; хранящихся в муниципальном архиве (за исключением архивных документов, переданных в районный архив на основании договора хранения без передачи их в собственность);
- архивных фондов поселений;
- документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности области, в результате наделения администрации района отдельными государственными полномочиями;
- документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной государственной собственности, в случае наделения администрации района отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к федеральной государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования;
- документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, в том числе личного происхождения, переданных районному архиву по договору;
- документов по личному составу ликвидированных организаций, действовавших на территории Нагорского района;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды районного архива;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
3. Обеспечивает комплектование районного архива документами Архивного фонда Российской Федерации:
- составление списков организаций — источников комплектования районного архива, утверждение их главой администрации района или его заместителем, курирующим данный сектор, согласование с уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела;
- проведение совместно с организацией в установленном порядке экспертизы ценности документов и их отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- приём в районный архив документов постоянного хранения, в том числе документов архивных фондов поселений, и других архивных документов, в том числе по личному составу, после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу с уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела.
4. Обеспечивает организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий местной администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов:
- проведение проверок состояния делопроизводства и временного хранения документов муниципальной собственности, документов по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Нагорского района;
- рассмотрение и согласование положений об экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования районного архива и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела поступивших от организаций – источников комплектования районного архива описей дел постоянного хранения и по личному составу;
- рассмотрение и представление в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела поступивших от ликвидируемых организаций описей дел по личному составу и долговременного хранения;
- изучение и обобщение практики работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание консультативно-методической помощи: проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.
5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
- информирование органов местного самоуправления, муниципальных организаций о составе и содержании документов районного архива по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц;
- организация работы пользователей документами; изготовление копий документов по их запросам, материалов для средств массовой информации;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, приём граждан.
6. Реализация отдельных государственных полномочий, переданных органу местного самоуправления муниципального района.